FAQ (Foire aux questions) sur les périodes d’expé. pro. en Licence

Les missions des stages en communication sont très diverses. Soyez clairs dans la rédaction de cette partie de la fiche de suivi en ligne, qui détermine la validation ou non de la convention. Évitez les abréviations et sigles. La définition des tâches vous assure de ne pas être assigné-e à n’importe quelle mission (genre café-sandwich, ou photocopie…) ; elle aide à éviter les malentendus avec les employeurs.

 

Les missions des stages en communication s’inscrivent généralement dans un triptyque média — culture — communication. Leur validation par les enseignants-coordinateurs suppose qu’on vous demande un travail sur les supports (rédaction, fabrication, etc.), une création de contenus ou de stratégies.
 
Mots clés : stratégie – promotion – rédactionnel – création de support

 

Sont à éviter :
L’événementiel purement organisationnel genre logistique…
Le team-building…
La vente, le marketing pur…
Les missions trop centrées sur l’hôtessariat, l’accueil, le secrétariat…
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Nous encourageons fortement les étudiant.e.s à effectuer leurs deux périodes de Prépro au sein de deux structures différentes. Cela leur permet de découvrir des environnements, des cultures de travail, des missions divers.e.s. Cela mobilise également deux réseaux professionnels distincts ; on ne soulignera jamais assez à quel point c’est essentiel pour rentrer dans la vie professionnelle. Dans certains cas néanmoins, et après évaluation de la situation de l’étudiant.e, nous acceptons qu’un stage permette de valider les deux prépro :

Le stage doit impérativement être divisé en deux missions distinctes dans le temps qui matérialiseront les deux prépro et faire l’objet de deux conventions (une pour chaque prépro). Vous commencez par une mission, puis enchaînez avec une deuxième qui doit être très différente et vous permettre donc de gagner en expérience.

Le cumul des deux prépro ne peut dépasser 6 mois (Prépro 1 de 2 ou 3 mois + prépro 2 de 3 ou 4 mois).

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En temps normal, nous refusons les stages en télétravail, qui n’offrent pas un encadrement suffisant pour permettre à un.e étudiant.e de s’épanouir professionnellement. La situation sanitaire liée à la Covid impose évidemment une souplesse sur cette question. Nous souhaitons, dans la mesure du possible, que vous puissiez passer la plus grande partie de votre stage en entreprise. Idéalement, un jour maximum de télétravail est suffisant pour un.e stagiaire.

Dans tous les cas, ces modalités d’éventuels recours au télétravail sont à préciser sur la convention de stage afin d’éviter tout litige.

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Pour la prépro 2, la rémunération est obligatoire en France puisque selon la législation, les entreprises ont l’obligation de rémunérer une activité au-delà de 308h travaillées. La seule exception possible est dans le cadre d’un stage qui se déroule à l’étranger.

Pour la prépro 1, la rémunération est obligatoire à partir de 308h travaillées donc si votre stage dure entre 300 et 308h travaillées, la rémunération n’est pas obligatoire. Toutefois, votre travail a une valeur et nous vous encourageons vivement à négocier une rémunération, même au taux minimum légal (15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale).

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Les contraintes en termes de durée et de contenus sont les mêmes. Les changements seront liés aux spécificités locales comme par exemple le niveau de rémunération. Si l’entreprise est non francophone, il est possible d’obtenir une convention de stage en anglais (demande à télécharger sur Moodle dans la rubrique « Secrétariats » > « Culture et communication » > « Insertion professionnelle » et à envoyer par mail au secrétariat : licence.infocom@univ-paris8.fr)

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Non, ou alors il faudra passer ajac et compléter en L3 vos deux stages de prépro1 et 2. Sachant que hors cas particulier, ils doivent constituer deux missions distinctes.

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Avec le passage au LMD4, la prépro 1 doit désormais être effectuée durant la L2. Les étudiant.es de L3 ayant déjà réalisé leur prépro l’an dernier verront leur note reportée sur leur relevé de L3 à la place du cours libre (avec l’intitulé « période de pré-professionalisation 1 »).

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Non, les contenus sont conditionnés aux contenus de la licence information et communication dans son intégralité. Vous pouvez par exemple être en parcours Médiation culturelle et scientifique et faire un stage dans les relations publiques.

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Pour réaliser votre stage de prépro 1 en L2, vous avez deux options :

- opter pour un temps partiel en adéquation avec vos heures de cours

- réaliser votre stage après la fin des cours (à partir de mi-mai).

Dans tous les cas, les obligations universitaires (cours, réunions, etc.) sont prioritaires au stage.

N. B. : une année universitaire s’étend du 1er septembre au 31 août de l’année suivante.

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Tous les domaines sont possibles, comme pour les stages classiques, c’est la nature des missions qui permettra sa validation ou non.

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Pour les parcours Médias et Médiatisation, Médiation Culturelle et Scientifique, Numérique, Créations Audiovisuelles, Communication des Entreprises et des Institutions et Enjeux et Pratiques de la communication, il y a deux périodes d’insertion professionnelle à réaliser : la prépro 1 et la prépro 2.

Pour le parcours Fondamentaux de la communication, il n’y a que la prépro 2 à réaliser, et elle peut, en fonction des situations et après accord du responsable de parcours, être remplacée par un projet tuteuré.

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Tout dépend du/des semestre(s) concerné(s) par la mobilité. Quand un.e étudiant.e part en mobilité d’étude pour un semestre, tout le semestre est remplacé par les cours suivis dans l’université d’accueil, la prépro comprise. Si vous effectuez votre semestre 4 à l’étranger, votre prépro 1 sera remplacée par les cours suivis dans l’université d’accueil. Si vous effectuez votre semestre 6 à l’étranger, c’est votre prépro 2 qui sera remplacée.

Il est possible de réaliser un stage en mobilité d’études. Dans ce cas, il faut en tenir compte lors de l’élaboration du contrat pédagogique avec le responsable des échanges internationaux (Jacob Matthews, jacob.matthews@univ-paris8.fr).

Dans le cadre du semestre 4, si l’étudiant.e souhaite tout de même réaliser sa Prépro 1 (4 ECTS), les cours réalisés à l’étranger doivent valoir 26 ECTS auxquels le responsable ajoutera les 4 ECTS de la prépro 1.

Dans le cadre du semestre 6, si l’étudiant.e souhaite tout de même réaliseer sa Prépro 2 (20 ECTS) ; les cours réalisés à l’étranger doivent valoir 10 ECTS auxquels le responsable ajoutera les 10 ECTS de la prépro 2.

Bon à savoir : la prépro peut être réalisée au retour de la mobilité d’études, ou bien durant l’échange université dans le pays d’accueil (voir question Puis-je faire mon stage à l’étranger ? Quelles en sont les modalités ?)

Attention, notez que le semestre ne pourra être validé qu’une fois la prépro évaluée par l’enseignant.e référent.e.

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Non.

La maquette du diplôme de Licence, est « habilitée » par le Ministère : nul droit d’y déroger, sous peine de ne pouvoir délivrer le diplôme !

Remarque : ce n’est pas le nombre de stages qui compte, mais leur qualité, c’est-à-dire les missions qu’on y réalise et la manière qu’on a de les défendre (sur un CV ou pendant un entretien d’embauche) ! Par ailleurs, si vous tenez absolument à réaliser d’autres stages, vous pouvez obtenir

une convention de stage via d’autres organismes (la mission locale, Pôle Emploi... A vous de vous renseigner).

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Il s’agit de :

Juliette Lepercq pour les Prépro1 juliette.lepercq@univ-paris8.fr 

Aymeric Pichevin pour les prépro 2 aymeric.pichevin@univ-paris8.frpour les Prépro2.


Ils vous reçoivent sur rendez-vous, après un premier contact par mail en indiquant l’objet de votre demande et votre nom dans l’objet du mail.

 

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Elles sont au nombre de trois.

1) La Prépro 1 doit avoir une durée minimale de 2 mois (équivalant à 300h travaillées), la prépro 2 doit avoir une durée minimale de 3 mois (équivalant à 400h travaillées).

2) Les missions doivent s’inscrire dans le champ de la communication (qui n’est pas de la vente, de l’hôtessariat, de la relation-client, etc).

3) L’expérience doit faire l’objet d’une indemnité minimale (15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale) à partir de 308h travaillées (décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014) sauf si elle est réalisée à l’étranger.

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Toutes les informations sont disponibles sur le Moodle, dans la rubrique « Secrétariats » > « Culture et communication » > « Insertion professionnelle ».

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Une période d’insertion professionnelle est souvent un stage, mais pas forcément : ce peut être un contrat relevant du droit du travail, un service civique, une création d’entreprise, etc. Dans votre cursus de licence, vous avez une ou deux période(s) d’insertion professionnelle à réaliser selon votre parcours.

Elles ont une portée pédagogique autant que professionnelle. Ces périodes d’immersion peuvent donner lieu soit à une convention de stage, soit à un CDD, soit à un CDI. En l’absence de contrat de travail, une convention de stage est alors obligatoire. Dans le cas d’un service civique, c’est la convention de service civique fournie par l’employeur qui fait office de convention.

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La prépro 1 doit être réalisée au cours de la L2, soit à temps partiel durant la période de cours, soit à temps complet une fois les cours terminés (à partir de mi-mai). La note compte dans tous les cas pour le semestre 4.

La prépro 2 doit être réalisée au cours de la L3, idéalement au semestre 6 qui lui est consacré pour les parcours Médias et Médiatisation, Médiation Culturelle et Scientifique, Numérique, Créations Audiovisuelles, Communication des Entreprises et des Institutions et Enjeux et Pratiques de la communication. Les étudiant.e.s du parcours Fondamentaux de la communication ayant des cours à suivre au semestre 6, peuvent choisir de le faire à temps partiel pendant la période de cours, ou bien à temps complet une fois les cours terminés (à partir de mi-mai). La note compte dans tous les cas pour le semestre 6.

Notez que les obligations universitaires (cours, réunions, etc.) sont prioritaires au stage.

 
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Oui, la prépro 2 peut être réalisée en avance, mais dans tous les cas, les obligations universitaires (cours, réunions, etc.) sont prioritaires au stage. Donc il faut organiser vos horaires de manière à pouvoir suivre les cours.

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Tout dépend du/des semestre(s) concerné(s) par la mobilité. Quand un.e étudiant.e part en mobilité d’étude pour un semestre, tout le semestre est remplacé par les cours suivis dans l’université d’accueil, la prépro comprise. Si vous effectuez votre semestre 4 à l’étranger, votre prépro 1 sera remplacée par les cours suivis dans l’université d’accueil. Si vous effectuez votre semestre 6 à l’étranger, c’est votre prépro 2 qui sera remplacée.

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Entreprise, association, institution, ONG, etc. Sur le territoire français ou à l’international.

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Dans le domaine des médias, de la communication et de la culture, l’offre de stage est pléthorique (malheureusement...). Pour trouver votre bonheur, plusieurs stratégies :

consultez régulièrement votre courrier électronique sur votre adresse en @etud.univ- paris8.fr : les responsables de l’insertion professionnelle y envoient de nombreuses offres éligibles

utilisez les contacts du SCUIO-IP (Service commun universitaire d’information d’orientation et d’insertion professionnelle, bâtiment A salle 347, au même étage que l’UFR), et en particulier de son site Web http://www.univ-paris8.fr/scuio/reso8 qui fournit beaucoup d’offres de stage intéressantes

utilisezlescontactsdesCIDJ(Centred’informationetdedocumentationjeunesse)

consultez les sites commerciaux : www.stillincontact.com ; www.profilculture.com ; www.placeojeunes.com ; www.j4s.org ; fr.jobted.com ; http://www.campus-emploi.com/ ; www.letudiant.fr ; www.monster.fr ; www.estudines.com ; www.kompass.fr

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L’UFR ne signe pas de convention de stage pour des stages inférieurs à 2 mois. Par ailleurs, à partir de 308 heures travaillées, l’entreprise a l’obligation de vous rémunérer.
Le stage de Prépro 1 doit durer entre 2 et 6 mois.

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Dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un service civique, il faut l’envoyer au responsable de l’insertion professionnelle pour validation des missions.

Dans le cadre d’un stage, vous devez faire une demande de convention au plus tard sept jours avant le début du stage. Pour cela, il faut vous connecter sur votre espace étudiant, puis cliquer sur la rubrique « Orientation et insertion », puis « Convention de stage ». Remplissez tous les champs obligatoires (avec votre tuteur en entreprise si possible), puis cliquez sur « Transmettre ma demande ». Elle sera ensuite soumise à validation par le secrétariat et par le responsable de l’insertion professionnelle. Si elle est validée, le secrétariat vous attribuera un.e enseignant.e référent.e qui sera votre interlocuteur principal pour le suivi du stage et l’évaluation. Elle sera ensuite signée par la direction de l’UFR et envoyée directement sur votre boîte mail Paris 8.

N.B : Si elle est refusée, vous recevrez une notification de refus, mentionnant le motif. Et vous devrez alors apporter les changements nécessaires et renvoyer votre demande.

Une fois réceptionnée, vous devez faire signer votre convention de stage à votre tuteur en entreprise et la renvoyer au secrétariat par mail à l’adresse licence.infocom@univ-paris8.fr.

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Oui, vous pouvez trouver la demande de convention de stage en anglais sur le Moodle, dans la rubrique « Secrétariats » > « Culture et communication » > « Insertion professionnelle ». Elle doit être complétée et transmise par mail au secrétariat à l’adresse licence.infocom@univ-paris8 au plus tard une semaine avant le début du stage.

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Deux renseignements vous sont demandés :

- le nom de votre compagnie d’assurances. Il s’agit de votre assurance responsabilité civile (type Maif, Maaf, Gan, Axa, etc.), elle est le plus souvent regroupée avec votre assurance logement. Attention : il ne s’agit pas de votre mutuelle étudiante !

- votre numéro de contrat, qui figure en référence de tous vos papiers d’assurance.

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Oui, l’employeur doit remplir la fiche D, qui est à télécharger sur Moodle, dans la rubrique « Secrétariats » > « Culture et communication » > « Insertion professionnelle ». Elle doit être jointe au rapport/mémoire de stage.

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Le délai entre le dépôt de la fiche de suivi et l’établissement de la convention est de 4 jours ouvrables

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La seule convention de stage valable est celle que vous donne le secrétariat : n’ayez recours à aucun autre document. (Mais, oui, c’est bien vous qui remplissez le document dans votre ENT pour obtenir une convention !)

Dans le cas où votre structure d’accueil (entreprise) exige la signature de sa propre convention de stage, celle-ci devra être relue par le service juridique de Paris 8. Cette procédure prend nécessairement un peu plus de temps, il faudra e tenir compte avant de démarrer officiellement votre stage.

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Non, en aucun cas. Vous n’auriez aucune couverture (légale ou liée aux assurances) en cas de problème.

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Dans le cadre d’un service civique ou d’un contrat de travail (CDD, CDI...), c’est possible, la durée est établie sur le contrat.

Dans le cadre d’un stage, la durée maximale d’insertion professionnelle est de 6 mois par année universitaire (soit du 1er septembre au 31 août). Et ce, même lorsque vous cumulez la Prépro 1 et la Prépro 2 sur la même année universitaire.

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Oui, vous pouvez prolonger votre stage, dans la limite de 6 mois. Pour cela, vous devez faire une demande d’avenant à la convention depuis votre espace personnel P8 (même procédure que pour la demande de convention initiale). Vous devrez indiquer dans le descriptif des tâches la nouvelle date de fin du stage. Après validation par le responsable de l’insertion professionnelle, le secrétariat émettra un avenant prolongeant le stage. Comme la convention, il devra être signé des trois parties : université, entreprise et vous-même, puis renvoyer par mail au secrétariat à licence.infocom@univ-paris8.fr.

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L’année universitaire se termine le 31 août, la convention de stage ne peut donc a priori pas aller au- delà. Toutefois, de manière exceptionnelle, pour les stages commençant tardivement, il est possible d’obtenir une convention pour un stage se terminant au plus tard le 30 septembre, afin de respecter la durée minimum requise pour la prépro. Aucune convention ne peut aller au-delà. Dès lors, si vous souhaitez prolonger le stage (dans le respect d’un maximum légal de 6 mois d’expérience professionnelle par année universitaire), il faut vous réinscrire pour l’année universitaire suivante. Un avenant est alors établi.

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Oui, bien sûr. Il faut néanmoins y réfléchir et en discuter avec votre enseignant.e référent.e : par exemple, si vous rompez votre stage avant 2 mois écoulés, votre rémunération n’est plus garantie.

La procédure est la suivante :
1) informer votre tuteur de stage en entreprise de votre décision

2) envoyer à votre enseignant.e référent.e un mail expliquant les motivations qui vous poussent à mettre fin à l’expérience (avec en copie le.la responsable de la prépro concernée).

3) si le responsable de l’insertion professionnelle vous donne son aval, vous devrez faire une demande d’avenant à la convention depuis votre espace personnel. Dans le descriptif des missions, vous mentionnerez les motifs de la demande de rupture et indiquerez la date de fin officielle. Une fois signée par la direction de l’UFR, vous recevrez l’avenant de rupture sur votre boîte mail universitaire. Vous devrez la signer, faire signer votre tuteur en entreprise et la renvoyer par mail au secrétariat à licence.infocom@univ-paris8.fr.

Attention : si en raison de la rupture anticipée de votre prépro, la durée minimum n’est pas atteinte, vous devrez trouver une nouvelle période d’insertion professionnelle.

 

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Dans le parcours Fondamentaux de la communication, vous devez réaliser une période d’insertion professionnelle (prépro 2). Cependant, si lors de votre précédent cursus, vous avez réalisé un stage significatif dans le domaine de la communication, vous pouvez demander à remplacer la prépro 2 par un projet tuteuré. La demande est à adresser au responsable du parcours, M. Djavadzadeh en début d’année. Attention, la demande n’est pas automatiquement acceptée.

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La prépro 1 compte pour 4 ECTS, placés au second semestre de L2.

La prépro 2 compte pour 20 ECTS (10 pour le mémoire, 10 pour la soutenance), placés au second semestre de L3.

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La prépro 1 est évaluée sous la forme d’un rapport de stage remis à l’enseignant.e référent.e au plus tard un mois après la fin de l’activité. La méthodologie est accessible sur Moodle, dans la rubrique « Secrétariats » > « Culture et communication » > « Insertion professionnelle ».

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La prépro 2 est évaluée sous la forme d’un mémoire de stage évalué par l’enseignant.e référent.e, et d’une soutenance de 20min devant un jury. Le dépôt de mémoire sur Moodle (« Secrétariats » > « Culture et communication » > « Insertion professionnelle ») vaut inscription à la soutenance. Trois sessions de soutenances sont organisées au cours de l’année universitaire :

- en juin (dépôt du mémoire au plus tard en mai) : évalué en session 1

- en septembre (dépôt du mémoire au plus tard fin août) : évalué en session 2

- en janvier (réservé aux étudiant.e.s redoublant leur L3 en raison du stage) : évalué en session 1

 

 

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En vous aidant du document présentant la méthodologie. Il est disponible sur Moodle, dans la rubrique « Secrétariats » > « Culture et communication » > « Insertion professionnelle ».

Au début du second semestre, une réunion obligatoire sera organisée pour détailler la méthodologie et répondre à toutes vos questions. Vous en serez averti.e par un mail sur votre boîte P8.

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Oui, pour la prépro 1 vous devez envoyer par mail votre rapport de stage à votre enseignant.e référent.e. au plus tard un mois après la fin de la période d’insertion professionnelle.

Non, pour la prépro 2, vous devez déposer votre mémoire sur le Moodle, rubrique « Secrétariats » > « Culture et communication » > « Insertion professionnelle » dans la section « Dépôt des mémoires Prépro 2 » (tout en bas de la page). Veillez à le déposer dans la partie correspondant à votre enseignant.e référent.e. Notez que SEUL le dépôt de votre mémoire sur Moodle vaut inscription à la soutenance. Un simple envoi par mail à votre enseignant.e référent.e, même de la version définitive de votre mémoire ne vous autorisera pas à soutenir.

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Le dépôt du mémoire sur Moodle rubrique « Secrétariats » > « Culture et communication » > « Insertion professionnelle » dans la section « Dépôt des mémoires Prépro 2 » (tout en bas de la page) vaut inscription à la soutenance.
Trois sessions de soutenances sont organisées au cours de l’année universitaire :

- en juin (dépôt du mémoire au plus tard en mai) : évalué en session 1

- en septembre (dépôt du mémoire au plus tard fin août) : évalué en session 2

- en janvier (réservé aux étudiant.e.s redoublant leur L3 en raison du stage) : évalué en session 1.

N.B : si la durée de votre stage excède le minimum défini par l’UFR (3 mois), il vous est possible de déposer votre mémoire et de soutenir sans attendre la fin de votre stage, une fois la période minimum effectuée.

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Le dépôt du mémoire sur Moodle rubrique « Secrétariats » > « Culture et communication » > « Insertion professionnelle » dans la section « Dépôt des mémoires Prépro 2 » (tout en bas de la page) vaut inscription à la soutenance. Vous recevrez, dans les jours suivants la date limite de dépôt du mémoire, la convocation à votre soutenance sur votre boîte mail universitaire.

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Non, l’organisation d’une session de soutenance réclame une rigueur sans faille. Aucune soutenance ne peut être fixée dans le vague, avant que le mémoire soit déposé. Aucun planning de soutenances ne sera communiqué avant la date de remise des mémoires.

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L’année universitaire de votre 3e année se termine le 30 août. Le stage doit donc aussi se terminer à cette date.

Pour poursuivre un stage au-delà, il faudrait être inscrit à l’université pour l’année universitaire suivante, soit après avoir été accepté-e en master soit après redoublé votre 3e année… Le redoublement est rarement une bonne idée (surtout à moins de 4€/h !). Parlez-en avec votre enseignant-référent.

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Les responsables pédagogiques de l’insertion professionnelle sont en charge de valider l’adéquation pédagogique des stages avec la formation dispensée par l’UFR. Ils interviennent AVANT le stage et peuvent répondre à vos questions générales sur les missions proposées. Vous pouvez les contacter pour toute demande concernant la recherche du stage, la méthodologie du CV et de la lettre de motivation, l’éligibilité du stage...

Les enseignant.e.s référent.e.s sont en charge de l’accompagnement de l’étudiant pendant tout son stage (gestion des conflits, questions sur la méthodologie, remise des fiches A, B, C et D, évaluation...). Ils ou elles interviennent seulement APRES la signature de la convention de stage. Leur nom et mail sont indiqués sur la première page de la convention.

Les tuteurs et tutrices sont les personnes ressources au sein de la structure d’accueil où s’effectue le stage

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