FAQ (Foire aux questions) sur les périodes d’expé. pro. en Licence

Les missions des stages en communication sont très diverses. Soyez clairs dans la rédaction de cette partie de la fiche de suivi en ligne, qui détermine la validation ou non de la convention. Évitez les abréviations et sigles. La définition des tâches vous assure de ne pas être assigné-e à n’importe quelle mission (genre café-sandwich, ou photocopie…) ; elle aide à éviter les malentendus avec les employeurs.

 

Les missions des stages en communication s’inscrivent généralement dans un triptyque média — culture — communication. Leur validation par les enseignants-coordinateurs suppose qu’on vous demande un travail sur les supports (rédaction, fabrication, etc.), une création de contenus ou de stratégies.
 
Mots clés : stratégie – promotion – rédactionnel – création de support

 

Sont à éviter :
L’événementiel purement organisationnel genre logistique…
Le team-building…
La vente, le marketing pur…
Les missions trop centrées sur l’hôtessariat, l’accueil, le secrétariat…
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Nous encourageons fortement les étudiant.e.s à effectuer leurs deux périodes de Prepro au sein de deux structures différentes. Cela leur permet de découvrir des environnements, des cultures de travail, des missions divers.e.s. Cela mobilise également deux réseaux professionnels distincts ; on ne soulignera jamais assez à quel point c’est essentiel pour rentrer dans la vie professionnelle. Dans certains cas néanmoins, et après évaluation de la situation de l’étudiant.e, nous acceptons qu’un stage permette de valider les deux prepro :

  • Le stage doit impérativement durer plus de 5 mois 
  • Le stage doit impérativement être divisé en deux missions distinctes dans le temps. Vous commencez par une mission, puis enchaînez avec une deuxième qui doit être très différente et vous permettre donc de gagner en expérience.

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En temps normal, nous refusons les stages en télétravail, qui n’offrent pas un encadrement suffisant pour permettre à un.e étudiant.e de s’épanouir professionnellement. La situation sanitaire liée à la Covid impose évidemment une grande souplesse sur cette question. Nous acceptons donc les stages en télétravail mais accordons une grande importance au dispositif prévu pour encadrer l’étudiant.e. Nous souhaitons, dans la mesure du possible, que vous puissiez passer une partie de votre stage en entreprise.

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Pour mémoire, les stages de plus de deux mois doivent légalement être rémunérés. Pour un stage de deux mois – 1 jour, nous exigeons malgré tout une rémunération. Votre travail a une valeur !

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Les contraintes en termes de durée et de contenus sont les mêmes. Les changements seront liés aux spécificités locales comme par exemple le niveau de rémunération.

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Non, ou alors il faudra passer ajac et compléter en L3 vos deux stages de prépro1 et 2. Sachant que hors cas particulier, ils doivent constituer deux missions distinctes.

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Avec le passage au LMD4, la prépro 1 doit désormais être effectuée durant la L2. Les étudiant.es de L3 ayant déjà réalisé leur prépro l’an dernier verront leur note reportée sur leur relevé de L3 à la place du cours libre (avec l’intitulé « période de pré-professionalisation 1 »).

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Les étudiant.es de licence ont toujours eu deux stages à effectuer. Exceptionnellement, en raison du changement de maquette, les étudiant.es inscrit.es en L3 en 2020-2021 peuvent choisir entre suivre un cours libre et réaliser leur prépro 1.

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Non, les contenus sont conditionnés aux contenus de la licence information et communication dans son intégralité. Vous pouvez par exemple être en spécialisation médiation culturelle et faire un stage dans les RP.

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Pour réaliser votre stage de prépro1 en L2, vous avez deux options : soit opter pour un temps partiel en adéquation avec vos heures de cours, soit réaliser votre stage après la fin des cours (à partir de mi-mai). Dans tous les cas, vous avez du 1er septembre au 30 septembre de l’année suivante.

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Tous les domaines sont possibles, comme pour les stages classiques, c’est la nature des missions qui permettra sa validation ou non.

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Deux. Chaque étudiant peut ainsi terminer sa licence avec deux expériences significatives à faire falloir sur son CV. Par convention, on appellera la première période PRÉPRO 1 et la seconde PRÉPRO 2.

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Ça ne change rien : vous devrez effectuer votre PRÉPRO 1 en L1 ou L2, en France ou à l’étranger.

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Non.

La maquette du diplôme de Licence, qui comprend la mention « deux mois minimum », est « habilitée » par le Ministère : nul droit d’y déroger, sous peine de ne pouvoir délivrer le diplôme !

Remarque : ce n’est pas le nombre de stages qui compte, mais leur qualité, c’est-à-dire les missions qu’on y réalise et la manière qu’on a de les défendre (sur un CV ou pendant un entretien d’embauche) ! Les futurs recruteurs que vous rencontrerez ne sont pas dupes : ils regardent non seulement les structures d’accueil, mais aussi les missions qu’on vous confie. En moins de deux mois, vous n’avez guère le temps de développer une mission intéressante.

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Il s’agit de Juliette Lepercq pour les Prépro1 juliette.lepercq@univ-paris8.fr et Aymeric Pichevin aymeric.pichevin@univ-paris8.fr pour les Prépro2.
Ils vous reçoivent sur rendez-vous, après un premier contact par mail.

Vous pouvez également les contacter par mail, en indiquant l’objet de votre demande et votre nom dans l’objet du mail.

 

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Elles sont au nombre de trois.

  • 1) La PRÉPRO 1 doit avoir une durée minimale de 2 mois (équivalant à 300h travaillées), la seconde (PRÉPRO 2) doit avoir une durée minimale de 3 mois (équivalant à 400h travaillées).
  • 2) Les missions doivent s’inscrire dans le champ de la communication (qui n’est pas de la vente, de l’hôtessariat, de la relation-client, etc).
  • 3) L’expérience doit faire l’objet d’une indemnité minimale (décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014). Un montant minimum par heure de stage est fixé par la loi. Les stages à l’étranger ne sont toutefois pas soumis à cette obligation.
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En lisant ces FAQ, mais surtout en consultant le Guide de l’insertion professionnelle, plus complet.

Le Guide de l’insertion professionnelle en pdf joint est en cours d’actualisation.

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Une période d’insertion professionnelle est souvent un stage, mais pas forcément : ce peut être un contrat relevant du droit du travail, un VIE, un service civique, une création d’entreprise, etc. Cette expérience est validée dans votre parcours de Licence (24 ECTS sont attachés à son évaluation). Il a donc une portée pédagogique autant que professionnelle. Cette période d’immersion peut donner lieu soit à une convention de stage, soit à un CDD, soit à un CDI. En l’absence de contrat de travail, une convention de stage est alors obligatoire. "Dans le cas d’un service civique, c’est la convention de service civique fournie par l’employeur qui fait office de convention."

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La PRÉPRO 1, d’une durée de 2 mois minimum (et 6 mois maximum), prend place au moment où vous le voulez, en première ou en deuxième année. Deux modalités sont alors possibles : si le stage est à temps partiel, il peut se dérouler en parallèle de votre formation à l’université ; s’il est à temps plein, il se déroulera au printemps ou pendant l’été. La PRÉPRO 2, d’une durée de 3 mois minimum (et 6 mois maximum), prend place en troisième année, au semestre 6. Ce semestre ne comporte en effet aucun cours, pour vous permettre de partir en entreprise ou à l’étranger (ou les deux). Dans le cas d’un stage à temps partiel, le stage peut démarrer dès le début de la 3e année, à la condition bien sûr qu’il n’empiète pas sur votre présence en cours.  "Attention, il est impossible d’effectuer plus de 6 mois de stage dans la même année universitaire."


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Oui si vous êtes dans un cas particulier, notamment si vous souhaitez effectuer un séjour d’études à l’étranger au semestre 6. Dans ce cas, votre soutenance peut avoir lieu de façon anticipée, et votre note sera conservée en vue du semestre 6.

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Trois possibilités s’offrent à vous : 1) la meilleure : être en mobilité d’étude au S5, et en mobilité de stage au S6 (stage à l’étranger) ; 2) avoir effectué votre PRÉPRO 2 avant de partir ; 3) la moins bonne : remplacer votre PRÉPRO 2 par des cours (30 ECTS) dans le cadre de votre mobilité d’étude. (Pour toute question relative à la mobilité d’étude ou de stage, contactez le responsable des relations internationales, Jean Axelrad :[ jean.axelrad@univ-paris8.fr-> jean.axelrad@univ-paris8.fr])

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Entreprise, association, institution, ONG, etc. Sur le territoire français ou à l’international.

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Dans le domaine des médias, de la communication et de la culture, l’offre de stage est pléthorique (malheureusement…). Pour trouver votre bonheur, plusieurs stratégies :

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Non. L’UFR ne signe pas de convention de stage pour des stages inférieurs à 2 mois. Ce principe vous garantit la rémunération de votre travail.

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En PRÉPRO 1 ET PRÉPRO 2, la procédure est la même.

Étape nº1. — Remplir, en concertation avec votre futur employeur, la fiche de suivi en ligne (accessible depuis votre Espace numérique de travail ENT, à la rubrique « Orientation et insertion »). Cliquez ensuite sur « Commencer une nouvelle demande ». Une fois que la fiche de suivi est complétée, vous validez et elle est envoyée automatiquement au secrétariat.

Attention, la fiche doit être complète : n’oubliez pas la prise en charge obligatoire des frais de transport, le montant de la gratification et vos renseignements d’assurance responsabilité civile.

POINT IMPORTANT. Il faut prévoir un délai MINIMUM de 7 jours entre l’envoi de la fiche de suivi au secrétariat et la validation finale de la convention par la Direction de l’UFR. Prenez donc en compte ce délai d’obtention de votre convention pour définir la date de votre début de stage. Il est illégal de démarrer un stage sans convention, voire dangereux (vous n’êtes pas couverts pas les assurances). 

 

Étape nº2 — Validation de la fiche de suivi par le secrétariat (vérification des renseignements administratifs : durée, indemnités, assurances, adresses, etc.)

Étape nº3 — Validation de la fiche de suivi par les responsables de l’insertion professionnelle (vérification des renseignements pédagogiques : mission, lieu de mission, etc.)

Étape nº4 — Signature de la convention par la direction de l’UFR 

Étape nº5 — Envoi de la convention de stage en format numérique aux stagiaires et aux organismes d’accueil désignés dans la convention.

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Deux renseignements vous sont demandés : le nom de votre compagnie d’assurances, et votre numéro de « police » (c’est-à-dire votre numéro de contrat, ou d’assuré, qui figure en référence de tous vos papiers d’assurance). Il s’agit de votre assurance responsabilité civile (type Maif, Maaf, Gan, Axa, etc.), elle est le plus souvent regroupée avec votre assurance logement. Attention : il ne s’agit pas de votre mutuelle étudiante !

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Oui, il doit remplir une fiche d’évaluation. Celle-ci doit figurer en dernière page de votre travail écrit. Elle est téléchargeable sur Moodle.

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Le délai entre le dépôt de la fiche de suivi et l’établissement de la convention est de 4 jours ouvrables

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Non. La seule convention de stage valable est celle que vous donne le secrétariat : n’ayez recours à aucun autre document. (Mais, oui, c’est bien vous qui remplissez le document dans votre ENT pour obtenir une convention !)

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Non, en aucun cas. Vous n’auriez aucune couverture (légale ou liée aux assurances) en cas de problème.

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Non, lorsque vous faites des études la durée maximale d’insertion professionnelle est de 6 mois par année universitaire (soit du 1er septembre au 30 août).

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Oui, vous pouvez prolonger votre stage, dans la limite de 6 mois. Vous modifiez alors votre fiche de suivi, en mentionnant les nouvelles dates. Après validation par le responsable de l’insertion professionnelle, le secrétariat émettra un avenant prolongeant le stage. Comme la convention, il devra être signé des trois parties : université, entreprise et vous-même.

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L’année universitaire se termine le 30 août. Aucune convention ne peut aller au-delà. Dès lors, si vous souhaitez prolonger le stage (dans le respect d’un maximum légal de 6 mois d’expérience professionnelle par année universitaire), il faut vous réinscrire pour l’année universitaire suivante. Un avenant est alors établi.

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Oui, bien sûr. Il faut néanmoins y réfléchir et en discuter avec votre enseignant-référent : par exemple, si vous rompez votre stage avant 2 mois écoulés, votre rémunération n’est plus garantie.

La procédure est la suivante : 1) informer votre référent stage en entreprise de votre décision ; 2) envoyer au responsable de l’insertion professionnelle un courrier (sous traitement de texte) expliquant les motivations qui vous poussent à mettre fin à l’expérience ; 3) si le responsable de l’insertion professionnelle donne son aval, alors l’université établit un avenant à la convention, qui y met fin à une date anticipée.

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Oui. Deux cas de figure se présentent : 1) vous DEVEZ effectuer une période d’insertion professionnelle (c’est mentionné sur votre « attestation d’équivalence ») car vous n’avez pas eu d’expérience précédemment. Dans ce cas, la note obtenue pour la validation de la période d’insertion professionnelle apparaîtra comme telle dans votre relevé de notes. 2) soit vous VOULEZ effectuer une période d’insertion professionnelle, simplement pour enrichir votre CV. Dans ce cas, la note obtenue pour la validation de la période d’insertion professionnelle remplace un cours libre. Dans les deux cas, cette expérience est évaluée aux mêmes conditions que la seconde période d’expérience professionnelle des L3 « classiques » (PRÉPRO 2) : expérience de 3 mois, rapport intermédiaire, mémoire final, soutenance.

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L’insertion professionnelle dans sa globalité correspond à 24 ECTS dans votre parcours de licence. 4 ECTS sont affectés à la PRÉPRO 1, 20 ECTS à la PRÉPRO 2. La validation de la prépro1 sera attribuée au S4, celle de la prépro2 sera attribuée au S6.

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Votre PRÉPRO 1 est évaluée sur la base d’un RAPPORT DE STAGE, remis au tuteur universitaire sous forme papier relié, au plus tard 1 mois après la fin de l’activité. Ce qui vous est précisément demandé est détaillé dans document Rapport d’activité prépro 1 disponible sur le moodle. Ce rapport de stage ne donne pas lieu à soutenance.

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"La PRÉPRO 2 fait l’objet d’une triple évaluation.

  1. Au bout d’un mois d’activité, vous devez remplir et déposer dans l’espace moodle de votre tuteur, sur le site stages de l’UFR, le bilan d’étape stagiaire (Fiche A). Au même moment, vous demandez à votre tuteur professionnel de remplir le bilan d’étape tuteur professionnel (Fiche B), que vous postez aussi dans l’espace moodle. Cela permettra à votre tuteur universitaire d’en prendre connaissance. Il n’y a pas de rapport intermédiaire.Ces bilans d’étape servent de base à un entretien téléphonique entre votre tuteur universitaire et votre tuteur professionnel. Cette conversation doit permettre de dégager : les difficultés rencontrées, les axes d’amélioration pour le stagiaire, mais aussi d’avoir une discussion plus générale sur les besoins de l’organisation et l’évolution des métiers dans le secteur de la communication. A la fin de la période d’insertion professionnelle, vous devez remplir et déposer dans l’espace moodle de votre tuteur universitaire le bilan final stagiaire (Fiche C). Au même moment, vous y posterez le bilan final tuteur professionnel (Fiche D) que votre tuteur professionnel aura préalablement rempli. Ces deux fiches de bilan doivent également figurer en dernières pages de votre rapport d’activité (prépro 1) ou de votre mémoire (prépro 2).
  2. Le MÉMOIRE. — Remis sur moodle au plus tard à la date indiquée dans le calendrier annuel.
  3. La SOUTENANCE. — D’une durée totale de 20 minutes, la soutenance permet au stagiaire de faire ressortir les enjeux principaux de son expérience. Elle s’appuie sur un support visuel et intègre des questions posées par le jury.

Ces 3 éléments donnent lieu à une note globale communiquée à la fin de votre soutenance."

Vous trouverez le document Méthodologie du mémoire sur le moodle. 

 

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En vous aidant du document présentant la méthodologie. Il est disponible sur Moodle (« Suivi des périodes d’insertion professionnelle »)

Entre mi-mars et mi-avril, une réunion obligatoire est organisée pour détailler la méthodologie et répondre à toutes vos questions. Vous en serez averti(e) par un courriel sur votre boîte P8.

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Non, même si votre PRÉPRO se déroule à l’étranger. Dans tous les cas, les mémoires doivent être déposés sur Moodle. Pour la soutenance, il est de bon ton de prévoir des exemplaires en papier et joliment reliés…

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Il existe 3 sessions de soutenances. Celles de septembre et de janvier sont réservées à des cas particuliers. Votre objectif doit être de soutenir à la session de juin.

Vous pourrez soutenir une fois le mémoire de stage remis sur l’espace Moodle à votre enseignant-référent, dont le nom est indiqué sur la convention de stage. C’est le dépôt du mémoire sur Moodle qui permet l’inscription à la soutenance. Vous serez informés de la date exacte de la soutenance ultérieurement.

Note : si la durée de votre stage excède le minimum défini par l’UFR (3 mois), il vous est possible de déposer votre mémoire et de soutenir sans attendre la fin de votre stage, une fois la période minimum effectuée.

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Après la remise de votre mémoire final. Le calendrier des soutenances est établi et envoyé sur la mailing list P8 deux jours après la date limite de dépôt des mémoires.

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Non, l’organisation d’une session de soutenance réclame une rigueur sans faille. Aucune soutenance ne peut être fixée dans le vague, avant que le mémoire soit déposé. Attention : si vous êtes inscrit(e) à la session mais que le mémoire n’est pas remis à temps, vous serez désinscrit. Aucun planning de soutenances ne sera communiqué avant la date de remise des mémoires.

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L’année universitaire de votre 3e année se termine le 30 août. Le stage doit donc aussi se terminer à cette date.

Pour poursuivre un stage au-delà, il faudrait être inscrit à l’université pour l’année universitaire suivante, soit après avoir été accepté-e en master soit après redoublé votre 3e année… Le redoublement est rarement une bonne idée (surtout à moins de 4€/h !). Parlez-en avec votre enseignant-référent.

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Les tuteurs sont en charge de l’accompagnement de l’étudiant pendant tout son stage, ce qui inclut la réception et validation des rapports intermédiaires et stages.

Les responsables de l’insertion professionnelle sont en charge de valider l’adéquation pédagogique des stages avec la formation dispensée par l’UFR.

Vous pouvez les contacter pour toute demande de type :

  •  administratif (délai pour la convention, doutes sur la fiche de suivi, renseignement manquant à ajouter pour compléter la fiche de suivi, etc.)
  •  pédagogique (éligibilité du stage, demande de conseil, relations avec l’entreprise, etc.)

 

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